Language: az

Paperless-ngx: öz axtarılan sənəd arxivinizi necə yaratmalı

Müqavilədə vacib bir məbləğin yazıldığını xatırlayırsınız, amma faylın adı scan_2024_03_17.pdf-dir və yüzlərlə oxşar faylın arasında yerləşir? Adi fayl meneceri fayl adına görə axtarır, sizə lazım olan sözlər isə skanın içindədir.

Paperless-ngx bu problemi həll edir. Siz PDF, qəbz şəkli və ya e-poçt əlavəsi yükləyirsiniz, xidmət mətni tanıyır, indeksləyir və dağınıq faylları vahid arxivə çevirir. Bundan sonra sənədi soyad, ünvan, hesab nömrəsi və ya səhifədəki istənilən ifadəyə görə tapa bilərsiniz.

Paperless-ngx nədir

Paperless-ngx pulsuz və açıq mənbəli sənəd idarəetmə sistemidir. O, öz serverinizdə işləyir, müxtəlif mənbələrdən fayllar qəbul edir, OCR yerinə yetirir və məzmun üzrə axtarış etməyə imkan verir.

Bir sərt qovluq strukturunun əvəzinə sistem korrespondentlərdən, sənəd növlərindən, teqlərdən, tarixlərdən, xüsusi sahələrdən və saxlama qaydalarından istifadə edir. Beləliklə 2026-cı ilin elektrik qəbzlərini, konkret mənzilə aid sənədləri və ya müddəti bitmək üzrə olan zəmanətləri saniyələr ərzində göstərə bilərsiniz.

Paperless-ngx niyə adi qovluqlardan daha yaxşıdır

Qovluqlar sənəd sayı az olanda və adlandırma sisteminizi xatırlayanda işləyir. Bir neçə ildən sonra Documents, Scans, New və To sort kimi qovluqlar yaranır, düzgün faylı tapmaq isə çətinləşir.

Adi qovluq	Paperless-ngx
Fayl adına görə axtarış	Sənədin içindəki mətn üzrə axtarış
Bir fayl, bir qovluq	Çoxsaylı teqlər və atributlar
Əl ilə adlandırma və çeşidləmə	Metaməlumatların avtomatik təyin edilməsi
Əlavələr əl ilə saxlanmalıdır	E-poçtdan idxal
Skan şəkil olaraq qalır	OCR mətni axtarılan edir

Qovluğu xatırlamağa çalışmaq əvəzinə sənəddən bir sözü xatırlamağınız kifayətdir.

Paperless-ngx faylı necə emal edir

Yükləmədən sonra xidmət:

1. orijinal faylı saxlayır;
2. mövcud mətni çıxarır və ya OCR prosesini başladır;
3. lazım olduqda arxiv PDF versiyası və miniatürlər yaradır;
4. məzmunu tam mətn indeksinə əlavə edir;
5. qaydaları tətbiq edir və korrespondent, növ, teqlər və saxlama yolu təklif edir.

Yükləmə və axtarışla başlaya, avtomatlaşdırmanı isə sonra əlavə edə bilərsiniz.

Paperless-ngx-in ən faydalı imkanları

Skanların içində axtarış

OCR-dan sonra müqaviləni ünvana, hesab-fakturanı müştəri nömrəsinə, qəbzi isə cihaz modelinə görə tapa bilərsiniz. Məsələn, “early termination” axtarışı ilkin PDF yalnız şəkillərdən ibarət olsa belə həmin ifadənin olduğu sənədləri göstərəcək.

Nəticənin keyfiyyəti skandan asılıdır: düz və yüksək kontrastlı səhifə bucaq altında çəkilmiş qaranlıq fotodan daha yaxşı tanınır. Rus-ingilis arxivi üçün hər iki OCR dilini quraşdırmaq vacibdir.

Avtomatik çeşidləmə

Paperless-ngx yeni sənədləri artıq təşkil etdiyiniz sənədlərlə uyğunlaşdıra bilər. Bir təchizatçının bir neçə hesab-fakturasını əl ilə işarələyirsiniz, xidmət isə növbəti fayllar üçün eyni korrespondenti, növü və teqləri təklif etməyi öyrənir.

Dəqiq məntiq üçün mətnə, fayl adına, mənbəyə və ya yükləmə qovluğuna əsaslanan qaydalar yarada bilərsiniz.

E-poçtdan idxal

Xidmət IMAP vasitəsilə poçt qutusunu yoxlaya və mesajları qaydalara əsasən emal edə bilər. Məsələn, təchizatçıdan yalnız PDF əlavələrini götürüb arxivə göndərə, sonra isə məktubu oxunmuş kimi işarələyə və ya başqa qovluğa köçürə bilər.

Hesab-fakturalar gələnlər qutusunda yığılmayacaq, skanlarla birlikdə axtarışda görünəcək.

İş axınları, sahələr və saxlanmış görünüşlər

İş axınları sənəd yüklənəndə, əlavə ediləndə, dəyişdiriləndə və ya müəyyən edilmiş cədvəl üzrə əməliyyatlar yerinə yetirir. Onlar sahib təyin edə, teq əlavə edə, növ seçə və saxlama yolunu təyin edə bilər.

Xüsusi sahələr arxivi kiçik verilənlər bazasına çevirir. Müqavilə üçün bitmə tarixini, hesab-faktura üçün məbləği və ödəniş son tarixini, avadanlıq üçün isə seriya nömrəsini saxlaya bilərsiniz. Saxlanmış görünüşlər, məsələn, “payment required” və ya “warranty expires this month” sənədlərini göstərə bilər.

Ştrix-kodlarla qrup halında skan

Paperless-ngx ştrix-kodlardan istifadə edərək bir böyük skanı bir neçə sənədə ayıra bilər. Sənədlərin arasına ayırıcı səhifələr yerləşdirə və ya ilk vərəqə ASN kodu əlavə edə bilərsiniz.

ASN rəqəmsal nüsxəni kağız orijinalla əlaqələndirən arxiv seriya nömrəsidir. Böyük kağız yığınlarını rəqəmsallaşdırarkən bu üsul rahatdır.

Versiyalar və istəyə bağlı AI

Paperless-ngx-in 3.x seriyasında sənəd versiyaları, paylaşılmış giriş üçün keçid dəstləri və daxili AI imkanları təqdim edildi. Model qoşulduqda xidmət metaməlumatlar təklif edə və sənədlər barədə suallara cavab verə bilər.

Əsas imkanlar üçün AI tələb olunmur: OCR, axtarış, qaydalar, teqlər və e-poçtdan idxal onsuz da işləyir. Xarici AI API istifadə etdikdə mətnin bir hissəsi serverdən kənara çıxa bilər, lokal model isə daha çox resurs tələb edir.

Paperless-ngx kimlər üçün uyğundur

Şəxsi və ya ailə arxivi üçün: müqavilələr, sığorta polisələri, çıxarışlar, zəmanətlər, qəbzlər, mənzil sənədləri və avadanlıq təlimatları.

Frilanserlər və kiçik bizneslər üçün: hesab-fakturalar, təhvil-təslim aktları, müqavilələr, xərclər və kontragentlərlə yazışmalar. E-poçtdan idxal əl əməyini azaldır, giriş icazələri isə sənədləri paylaşmağa imkan verir.

İnzibati proseslər üçün: ilkin sənədlərdə sürətli axtarış, təchizatçı və dövr üzrə seçim, eləcə də emal edilməmiş fayllar növbəsi.

Paperless-ngx mühasibat proqramını, elektron imzanı və ya korporativ ECM sistemini əvəz etmir.

Paperless-ngx üçün hansı server lazımdır

Yük səhifələrin sayından, skanın keyfiyyətindən, yükləmə tezliyindən və əlavə komponentlərdən asılıdır. Başlanğıc üçün aşağıdakı praktik göstəricilərdən istifadə edə bilərsiniz:

Ssenari	CPU	RAM	Disk
Şəxsi arxiv	2 vCPU	2 GB	30–50 GB NVMe və ya daha çox
Ailə və ya kiçik komanda	2–4 vCPU	4 GB	60–100 GB NVMe və ya daha çox
Böyük qruplar, Office faylları, lokal AI	4 vCPU və ya daha çox	8 GB və ya daha çox	Arxivin ölçüsü və əlavə boş yer

Zəif serverdə interfeys normal işləyə bilər, amma böyük sənədlərin OCR emalı yavaş olacaq. Word, Excel və digər ofis formatları üçün Tika və Gotenberg də yaddaş istifadəsini artırır.

Disk tutumunu ehtiyatla planlaşdırın: orijinallardan əlavə sistem arxiv versiyalarını, miniatürləri, indeksi, verilənlər bazasını və müvəqqəti faylları saxlaya bilər. Ehtiyat nüsxələr üçün də ayrıca yer lazımdır.

Paperless-ngx-i Docker ilə VPS-ə quraşdırmaq

Dəstəklənən ən sadə üsul Docker Compose-dur. Sizə Linux serveri, Docker Engine və Compose plaqini lazımdır.

Rəsmi layihə interaktiv quraşdırıcı təqdim edir:

bash -c "$(curl -L https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh)"

Quraşdırıcı qovluq, verilənlər bazası, port, OCR dili, əlavə komponentlər və administrator hesabı barədə soruşur, sonra Compose konfiqurasiyası yaradır və konteynerləri işə salır.

İstehsal serverində əvvəlcə skripti yükləyib yoxlamaq daha təhlükəsizdir:

curl -L https://raw.githubusercontent.com/paperless-ngx/paperless-ngx/main/install-paperless-ngx.sh \
  -o install-paperless-ngx.sh
less install-paperless-ngx.sh
bash install-paperless-ngx.sh

İşə salınmanı quraşdırma qovluğundan bu əmrlərlə yoxlaya bilərsiniz:

docker compose ps
docker compose logs -f webserver

Rus və ingilis OCR üçün adətən rus+eng təyin edilir və Docker-də əlavə rus eng dil məlumatları quraşdırılır.

Tətbiqin daxili portunu birbaşa internetə açmayın. Domeni reverse proxy vasitəsilə qoşun, HTTPS-i aktivləşdirin və lazımsız portları bağlayın. Şəxsi arxiv üçün yalnız VPN üzərindən girişə icazə vermək daha təhlükəsizdir.

tropic.host VPS-də Paperless-ngx

Kiçik arxiv üçün 2 vCPU, 2–4 GB RAM və NVMe yaddaşa malik VPS uyğundur. tropic.host-də Ubuntu yerləşdirə, Docker quraşdıra və ev NAS-ı olmadan Paperless-ngx-i kompüterdən və telefondan əlçatan saxlaya bilərsiniz.

VPS gecə-gündüz işləyir, buna görə xidmət e-poçt əlavələrini müntəzəm qəbul edə bilər. Lakin sənədlərdə çox vaxt şəxsi məlumatlar olur: HTTPS və ya VPN, SSH açarları, məhdudlaşdırıcı firewall və müstəqil ehtiyat nüsxələrindən istifadə edin.

Təhlükəsizlik və ehtiyat nüsxələr

Paperless-ngx sənədlər üçün daxili end-to-end şifrələmə təqdim etmir. Serverə, Docker həcmlərinə və ya ehtiyat nüsxəyə tam girişi olan istifadəçi arxivi oxuya bilər.

Minimum tədbirlər:

• xidməti yalnız etibarlı infrastrukturda yerləşdirin;
• sistemi və konteynerləri yeniləyin;
• SSH girişini yalnız açarlarla məhdudlaşdırın;
• şifrələnmiş nüsxələri əsas serverdən kənarda saxlayın;
• bərpanı vaxtaşırı yoxlayın.

Köçürmə və ehtiyat nüsxələr üçün daxili document_exporter aləti mövcuddur:

docker compose exec webserver document_exporter ../export

export qovluğunu başqa cihaza və ya müstəqil yaddaşa köçürün. Eyni VPS-də saxlanılan nüsxə disk zədələnməsindən, təsadüfi silinmədən və girişin itirilməsindən qorumur.

Paperless-ngx-i quraşdırmağa dəyərmi

Paperless-ngx problem artıq faylları saxlamaq deyil, onları tapmaq olduqda faydalıdır. O, anlaşılmaz adları olan skanları, əlavələri və PDF-ləri sənədlərin məzmununa görə tapıldığı və ardıcıl qaydalarla emal edildiyi arxivə çevirir.

Başlamaq üçün xidməti quraşdırmaq, OCR dillərini konfiqurasiya etmək və ilk faylları yükləmək kifayətdir. Aydın və təkrarlanan prosesiniz yarandıqda teqləri, e-poçtdan idxalı, iş axınlarını, ştrix-kodları və AI imkanlarını əlavə edin.

FAQ

Paperless-ngx-dən pulsuz istifadə etmək olarmı?

Bəli. Bu, açıq mənbəli layihədir. Xərclər yalnız avadanlıq, VPS, domen və ya xarici xidmətlərlə bağlıdır.

Paperless-ngx rus mətnini tanıya bilərmi?

Bəli. OCR Tesseract-ın rus dil paketindən istifadə edir. Qarışıq arxiv üçün adətən rus+eng konfiqurasiya olunur.

OCR-dan sonra orijinal fayl silinirmi?

Xeyr. Orijinal fayl saxlanılır. Parametrlərdən asılı olaraq onun yanında ayrıca arxiv PDF versiyası yaradıla bilər.

Sənədləri telefondan yükləmək olarmı?

Bəli. Veb interfeysindən, API-dən, uyğun mobil tətbiqdən istifadə edə və ya sənədi qoşulmuş e-poçt ünvanına yönləndirə bilərsiniz.

VPS ehtiyat nüsxəsi kifayətdirmi?

VPS snapshot-ı faydalıdır, amma onu daxili exporter ilə birlikdə istifadə edib ayrıca nüsxə saxlamaq daha yaxşıdır. Yalnız arxiv yaratmaq deyil, onu təmiz quraşdırmada bərpa etməyi də yoxlamaq vacibdir.